学院会议室是学院召开各种会议及公务接待的重要场所，是展现学院整体工作的重要窗口。为规范学院会议室的管理和使用工作，提高会议室的使用效率，特制定本管理办法：

一、使用范围：

1.学院、系召开的各类会议；

2.学院组织承办的学术讲座；

3.接待外宾、重要领导和重要来宾；

4.各办公室临时组织召开的相关会议；

5.学院承办的用人单位的宣讲；

6.其他的学院相关的工作会议。

二、会议室的使用和管理：

1、学院行政办统一管理、协调安排及使用。为避免造成场地冲突，除党政联席会等常规会务安排外，相关使用负责人须至少提前一天与院行政班联系，对会议内容、使用时间等进行登记，行政班办视情况给予安排。

2、凡两个以上单位同时要求使用同一个会议室时，行政办视情况统筹安排，先联系的单位原则上优先安排使用。如遇特殊情况，须服从学院临时召集的紧急会议调整会场。

3、使用单位应根据会议室使用时间提前找行政办取钥匙，自行做好茶水等准备工作。

4、使用会议室期间，要注意保持室内清洁，禁止在会议室内吸烟、随地吐痰和乱扔杂物、废纸、饮料瓶等。请勿在桌面上留下任何痕迹。参会人员不得携带危险性、污染性物品进入会议室。爱护室内各种设备、用品，因人为因素损坏或丢失的由使用部门或当事人承担相应责任。

5、会议室使用完毕后，使用部门要及时清理会场卫生，如有移动桌椅请自行恢复原样，关好投影、音响、空调、门窗等。

6、会议室使用完毕后，使用负责人要及时归还会议室钥匙。

对于不按本办法要求使用会议室的单位，学院有权提出警告，警告两次后禁止其再次使用会议室。